När du anordnar en konferens online är det bra om du informerar deltagarna lite extra om vad som är bra att tänka på osv. Det är även en fördel om det finns möjlighet för deltagarna att någonstans få hjälp med praktiska saker under dagen. Kanske bemannar någon ett ”lobby-zoomrum” där det går bra att gå in och mingla och ställa frågor.
Tips inför att delta vid en online-konferens
- Logga in i god tid innan respektive session. Kanske finns ansvariga på plats för att hälsa välkomna, småprata och svara på eventuella frågor? Då hinner du även testa att din utrustning fungerar som den ska.
- Sitt enskilt och lugnt – Använd egen dator och sitt helst inte i samma rum som andra mötesdeltagare. Försök att sitta i en miljö utan störande ljud. Stäng av signal på telefonen m.m.
- Var god stör ej. Sätt upp ett meddelande på kontorsdörren om att du deltar i en onlinekonferens, så slipper du ovälkomna avbrott och kollegorna slipper riskera att störa.
- Nätverkskabel istället för wifi. Det är mer pålitligt att använda en fast nätverkskabel istället för trådlöst och minimerar risken för hackande ljud och suddig bild. Snabb uppkoppling kan vara avgörande för ett bra deltagande.
- Använd headset eller konferensmikrofon, helst ett headset med en USB-kontakt. Undvik trådlösa headset eftersom de ofta hackar. En riktig konferensmikrofon, så kallad ”puck”, är också bra.
- Använd webbkamera. Slå på kameran. Då upplevs du närvarande och det är lättare att skapa delaktighet. Det kan vara en inbyggd i datorn eller extern som ansluts med kabel. Dina ögon bör vara i den övre halvan av skärmen. Men i större möten kan det vara bra att stänga av din kamera när du bara lyssnar. Om du har bandbreddsproblem får du bättre ljudkvalitet om du stänger av kameran.
- Frågor under mötet – Använd gärna chattfunktionen för att fråga eller kommentera.
- Använd mute-knappen. Stäng av mikrofonen när du inte pratar. Detta för att undvika att orsaka störande ljud.
- Tänk på ljuset. Undvik att ha starkt ljus bakom dig, till exempel ett fönster. Däremot kan du gärna ha en ljuskälla framför dig. Då syns du bättre och tydligare.
- Ta paus och glöm inte att äta. Det är lätt att bli sittande framför datorn utan avbrott om konferensen pågår under en hel dag. När det är paus i programmet börjar vi ofta kolla vår jobbmejl eller annat som vi känner att vi måste hinna med. Ta istället en paus, sträck på dig och gå iväg och hämta kaffe och glöm inte att äta lunch (även om du hamnat i en intressant diskussion med någon online).
ITHU 2020. Anpassad efter arbete av Lotta Fröjdfeldt, Mälardalens högskola