Planera och skapa en onlinekonferens

Att planera och genomföra en digital konferens kräver noggrann planering, teamarbete och flera kompetenser. Här kommer några tips för dig som ska planera en konferens eller större möte/webbinar online. Tipsen baseras på en resurs som är sammanställd av Lärum vid Mälardalens högskola.

Videomötesverktyg

Oftast används någon form av videomötesverktyg för att genomföra en konferens online. Exemplen i den här resursen utgår från Zoom, men det går självklart bra att använda andra verktyg.

Två typer av mötesrum i Zoom

Det finns två typer av ”rum” i Zoom: Möten och webbinarier. På möten, som är ”den vanliga” formen kan man vara upp till 300 personer, på webbinarier 500. Huvudskillnaden är att på webbinarier är det bara de som är ”panelists” (paneldeltagare) som kan prata, använda kamera och dela skärm. På möten kan man ha mycket större delaktighet och även använda breakout rooms. Som lärare och/eller student vid ett lärosäte har du oftast automatiskt licens för möten. För att få tillgång till ett webbinarie-zoomrum kan du däremot behöva kontakta de som förvaltar Zoom vid ditt lärosäte.

Roller vid en onlinekonferens

Info till dem som ska agera rumsvärdar/moderatorer
Info till dem som ska presentera vid din onlinekonferens
Info till dem som ska delta vid din onlinekonferens

Tips för att planera och genomföra en onlinekonferens

Blanda inte campus och distans – Online-möte i Zoom är en sak. Att ses fysiskt i rummet en annan. Det svåraste man kan göra är att blanda de två. Om du väljer att göra en sådan hybridlösning måste du se till att du har rätt utrustning och teknik i salen. Det är viktigt att alla deltagare känner sig delaktiga och sedda och för det krävs flera kameror, skärmar och mikrofoner i salen så att alla ser och hör varandra. En medieproducent ska se till att allt fungerar. Då är det kanske bättre att alla är med via egen dator online.
Arbeta i team – Att planera en konferens tar alltid tid. Skapa ett kollaborativt team och fördela ut roller. Teamet kan bestå av arrangörer, administratörer, talarna, IKT-pedagoger och medieproducenter. Tillsammans skapar ni en bättre dag än om någon försöker att göra allt själv.
Skapa någon form av samlingssida – En hemsida med konferensprogrammet där all information finns samlad. På sidan skapar ni ett schema för dagen där det tydligt framgår vad de olika passen kommer att handla om, vem som håller i dem m.m. Här ett exempel från den virtuella Canvaskonferensen som hölls i mars 2020. Av säkerhetsskäl är det bäst att inte publicera länkar till Zoomrum på publika sidor eller i sociala medier (läs mer under Säkerhet nedan).
Planera dagen/dagarna noggrant – Online kräver en mer noggrann planering och en tydligare struktur för alla parter; Ni behöver vara tydligare i er kommunikation till de som kommer delta i konferensen. Se till att all information finns med på samlingssidan. Tydlighet är även viktigt för er som ska genomföra konferensen och de som ska presentera under dagen. Skapa gärna ett internt körschema med roller, tydlig struktur på vem som gör vad och när. Ha gärna en uttalad ”back-channel” där ni som arrangerar lätt kan kommunicera med varandra om något krisar eller behöver åtgärdas.
Säkerhet – för att undvika störningar från obehöriga deltagare finns det flera bra funktioner i Zoom under knappen Security: ta bort stökiga/obehöriga deltagare, stäng alla mikrofoner, ta bort möjligheten att dela skärm osv. Det är oftast bra att aktivera funktionen Waiting room för att kunna kontrollera vilka som vill komma in i rummet. Du kan också låsa rummet när alla är på plats. Testa gärna dessa funktioner i förväg. Bäst att mejla konferensprogrammet med länkar 1-2 dagar före konferensen och endast till registrerade deltagare.
Dela upp dagen – Dela gärna in dagen i fasta pass. Kanske börjar dagen med en plenumsession i ett webinarrum och växla mellan det och parallella sessioner i vanliga Zoomrum. I dessa sessioner finns det möjligheter för mer aktivitet i smågrupper mm.
Dela upp ansvaret – Ta hjälp av flera under själva arrangemanget. Du kan inte ha flera olika Zoom-möten igång samtidigt. Istället kan flera personer vara värdar (hosts) och starta parallella mötesrum (parallella sessioner). Dela gärna ut värdskapet. Låt rumsvärdarna själva skapa Zoom-mötesrum och lägga in länken till just deras möte i konferensprogrammet/på samlingssidan.
Rumsvärd eller moderator i mötet – Ofta är det för ansträngande att vara både presentatör och hålla kolla på chatten och se om någon räcker upp handen. Därför är det bra att ha en person som uttalat är värd för just den sessionen som stöttar presentatören med alla praktiska och tekniska detaljer. Kanske även fungerar som en slags moderator, hälsar välkommen och för en dialog med presentatören.
Läs mer om rollen rumsvärd ->
Presentatör i mötet – Presentatörer är ämnesexperter som håller i sina föreläsningar och får hjälp av moderatorn ovan. Kanske vill ni att både presentatörerna och ämnet ska presenteras på samlingssidan ovan? Med bild eller film…?
Läs mer om rollen presentatör ->
Planera för delning? – Vill ni passa på att dela erfarenheter? Sker ofta bra i diskussionsforum i breakout rooms med tydliga frågeställningar. Kanske samlar ni allt löpande på en gemensam arbetsyta som Padlet, Miro eller Google Docs? Dessa sidor kan användas för att förlänga diskussionen efteråt och kan även spridas till andra deltagare i konferensen.
Planera för det sociala – Online blir det mindre snack i korridorer, över lunch och fika, men det GÅR att planera för sådant värdefullt prat. Lägg t.ex. in en kvart för gemensamt fika, eller lunch i breakout rooms. Skapa en ”lobby”, dvs ett zoomrum där folk kan samlas mellan pass och prata. Prova även snabba speed dating sessioner med pararbete i breakoutrum. men kom ihåg att deltagarna behöver också pauser för icke-digitala aktiviteter som att sträcka på benen, hämta något att dricka, gå på toa osv.
Stanna upp – Låt deltagarna få stanna upp, fundera, ge feedback, diskutera osv. Ge dem en fråga att fundera över och be dem skriva ner idéer på papper . Då ska alla stänga sina kameror och mikrofoner för att visa tydligt att man ska jobba ensam en stund.
Planera för delaktighet – Be alla att ha kamera på och att ha ett ”rimligt” namn. Online har vi möjlighet att nätverka på nya sätt. Kanske blir du mer av en ”facilitator”/”möjliggörare” för nya eller djupare kontakter? Du kan som ledare ge ordet till någon, ni kan samskriva på olika sätt, göra polls och ordmoln, eller samarbeta i breakout rooms.
Planera för tillgänglighet – Det finns många sätt att skapa en mer tillgänglig konferens för deltagare med nedsatt hörsel eller syn eller annan funktionsnedsättning. Automatisk textning finns redan i vissa plattformar (t ex Google Meet) och kommer snart till Zoom. Hyr gärna in en teckenspråkstolk som kan synas bredvid presentatören under en föreläsning (spotlight-funktionen i Zoom). Uppmuntra presentatörer att skapa bildspel som är enkla att läsa (textstorlek), undviker svårlästa färgkombinationer och komplicerade svårtolkade diagram. Presentatörer bör tala lugnt och tydligt.
Internationalisering? – Vill du anlita forskare från andra sidan av världen som föreläsare? Deltagare? På nätet finns det inga begränsningar att locka talare och deltagare som aldrig skulle ha tid och råd att komma till en fysisk konferens.
Sociala aktiviteter– Varför inte en guidad stadsvandring på kvällen eller ett studiebesök? I de flesta städer räcker det mobila 4G-nätet för bra bil- och ljudkvalitet. Du behöver en guide med trådlös mikron plus någon med kamera och mobiluppkoppling. varför inte lite matlagning där några deltagare lagar något gott inför sin kamera? Det finns många möjligheter!
Öva – Skapa ett övningstillfälle med alla som är med och arrangerar/presenterar. Genomför övningen ”så lik” det riktiga som möjligt. Använd gärna samma fysiska rum, samma dator, samma mikrofon, samma Zoom-möteslänk som är tänkt när ni ”kör skarpt”.
Hjälp inför – Vad behöver deltagarna veta före konferensen? Någon hjälpfilm om Zoom? Annat? Vill ni få in svar om något innan?
Läs mer om vad som kan vara bra för deltagarna att veta ->
Hjälp & Lobby – Planera för hur deltagarna ska kunna få hjälp under dagen. Det kan t.ex. vara ett Zoom-möte som står öppet hela dagen för att få support. Kanske är detta mötet som alla börja i, före själva stormötet, med lite uppstartande café-prat, alla får prova tekniken m.m. Öppet 20 minuter före?
Planera för utvärdering – Som vanligt är det bra att redan från början planera för utvärdering: Hur får ni in åsikter från deltagarna? Hur följer ni själva upp det hela som arrangörer?
Ha kul! Våga prova och experimentera! – Allt behöver inte bli perfekt. Vi lär oss alla på resan. 😉

Lär mer?

Efter UKÄs onlinekonferens hösten 2019 gjorde Eden ett uppföljande webbinar om erfarenheter och möjligheter med att organisera konferenser online. Detta uppföljande webbinar finns inspelat och hittas här; http://www.eden-online.org/organising-digital-conferences-experience-and-opportunities/

ITHU 2020. Anpassad efter arbete av Lotta Fröjdfeldt, Mälardalens universitet